Promena broja gostiju posle rezervacije

Broj gostiju se do poslednje nedelje promeni kod većine rezervacija. Neko otkaže, neko dovede pratnju, a spisak se zatvara tek pred sam doček. Ono što razlikuje uredan dogovor od problema je to da li su rokovi poznati od početka i da li se promena prijavi na vreme.

Zašto rok uopšte postoji

Namirnice se naručuju po potvrđenom broju gostiju, a osoblje se raspoređuje prema broju stolova.

Kada se broj smanji posle tog trenutka, trošak je već napravljen i ne može se povratiti.

Zbog toga se rok određuje nekoliko dana pre termina i posle njega se otkazana mesta naplaćuju.

Koliki je rok

Najčešće sedam do deset dana pre termina, ali se razlikuje od objekta do objekta i nije stvar pogađanja.

Kod aranžmana sa noćenjem je rok obično duži, jer se i soba prodaje po drugim pravilima.

Rok se traži pismeno pre uplate, jednom porukom, i zapiše se u kalendar.

Smanjenje broja

Smanjenje se tretira kao delimično otkazivanje i podleže istim pravilima kao potpuno.

U roku se najčešće vraća razlika ili se ne naplaćuje. Posle roka se naplaćuje ceo iznos za otkazana mesta.

Prijavljuje se i onda kada je kasno za povraćaj, jer se tako bar izbegne nesporazum sa rasporedom u sali.

Povećanje broja

Moguće je samo ako ima mesta za stolom ili u istoj zoni. U punoj sali se dodatna stolica ne dodaje.

Zbog toga se i povećanje prijavljuje čim se sazna, a ne veče pre, kada se ništa ne može.

Kada se sto plaća ceo

U većini restorana i kafana se stolovi prodaju celi. Sto od osam mesta na kojem sedi šestoro plaća se kao sto od osam.

U velikim salama se mesta često prodaju pojedinačno, pa tamo smanjenje stvarno smanjuje iznos.

Koji model važi pita se pri rezervaciji, jer od toga zavisi da li smanjenje uopšte donosi uštedu.

Prenos umesto otkazivanja

Ako neko ne može da dođe, prenos njegovog mesta na drugu osobu je gotovo uvek moguć i ne košta ništa.

Organizatoru je svejedno ko sedi, pa se to odobrava i u poslednjoj nedelji, uz pismenu najavu sa imenom.

Za društvo je to najjednostavnije rešenje, jer se ne dira ni broj ni raspored.

Kod grupnih rezervacija

Kod firmi i većih društava se rok za promenu broja dogovara posebno i često je nešto duži nego kod pojedinačnih.

Spisak se predaje u dogovorenom roku, a posle toga se menjaju samo imena, ne i broj.

Jedna osoba iz društva vodi komunikaciju, jer se inače izmene gube između više sagovornika.

Kako se prijavljuje

Pismeno, sa brojem rezervacije, novim brojem osoba i datumom. Telefonski dogovor se te večeri ne dokazuje.

Traži se i potvrda da je izmena zabeležena. Bez nje se u sali zatekne stari raspored.

Poruka se čuva do posle događaja, zajedno sa potvrdom o uplati.

Deca u broju gostiju

Dete po pravilu zauzima mesto za stolom kao i odrasla osoba, jer se sto prodaje po broju mesta.

Popust na meni postoji često, popust na mesto retko. Zbog toga se uzrast prijavljuje pri rezervaciji.

Ako se dete doda naknadno, to je povećanje broja i podleže istim pravilima kao i odrasla osoba.

Kada se ne pojavi neko iz društva

Nedolazak bez najave naplaćuje se kao da je osoba došla, jer je mesto pripremljeno i hrana naručena.

Jedan poziv dan ranije to ne menja finansijski, ali menja odnos sa objektom, što se oseti pri sledećoj rezervaciji.

Kod većih društava se to prijavljuje i radi rasporeda, da sto ne bi izgledao poluprazan.

Ako se ceo termin otkazuje

Potpuno otkazivanje podleže istim rokovima. Akontacija je posle roka po pravilu nepovratna.

Deo objekata dozvoljava prebacivanje uplate na neki kasniji termin tokom godine. To se traži, jer se ne nudi.

Prenos cele rezervacije na drugo ime je i tada najbolje rešenje, jer se ne gubi ništa.

Kratak spisak

Saznati rok pri rezervaciji, zapisati ga, prijaviti svaku promenu pismeno i tražiti potvrdu.

Kada otkaže pojedinac, prvo pokušati prenos na drugo ime, pa tek onda smanjenje broja.

Sa tim redosledom se u većini slučajeva ne izgubi ništa.

Kada se menja i sto, a ne samo broj

Ako se društvo smanji sa deset na šestoro, sto od deset mesta se najčešće zameni manjim, ako ga ima.

To se ne dešava automatski nego se traži, jer organizator inače zadrži isti raspored i naplati ceo sto.

Zamena je moguća samo dok ima slobodnih manjih stolova, pa se traži čim se promena sazna.

Ako se promena javi poslednjeg dana

Poslednjeg dana se raspored više ne menja, ali se broj gostiju ipak prijavljuje, radi kuhinje i osoblja.

Novac se tada ne vraća, ali se izbegne situacija u kojoj se u sali objašnjava zašto su tri mesta prazna.

Jedan poziv u tom trenutku ne košta ništa i uredi ono što se još može urediti.