Plaćanje na rate i rezervacija za firme

Kod skupljih aranžmana i kod većih društava plaćanje odjednom nije uvek moguće, a kod firmi ni praktično. Postoje dva uhodana načina koja organizatori prihvataju, ali oba traže da se uslovi dogovore pre prve uplate, jer se posle nje ne pregovara.

Kada se nudi plaćanje na rate

Kod aranžmana sa noćenjem, kod većih društava i kod skupljih zona deo organizatora prihvata dve ili tri rate.

To se ne oglašava nego se dobija na pitanje, i najčešće bez kamate ako se sve uplati pre termina.

Za pojedinačno mesto u sali se retko nudi, jer je iznos mali u odnosu na administraciju.

Kako se rate dogovaraju

Određuje se broj rata, iznos svake i datum do kojeg mora da stigne. Poslednja je po pravilu nekoliko dana pre termina.

Prva rata ima ulogu akontacije i potvrđuje rezervaciju. Bez nje se mesto ne drži.

Šta se dešava ako se neka rata zakasni dogovara se unapred, jer se inače rezervacija može poništiti.

Rate ne menjaju rokove otkazivanja

Uplaćeno se i dalje ne vraća posle datuma iz uslova, bez obzira na to koliko je rata plaćeno.

To je najčešći nesporazum: gosti pretpostave da rate znače i fleksibilnije otkazivanje, a ne znače.

Uslovi se traže pismeno pre prve uplate, jednom porukom.

Profaktura za firme

Firme plaćaju na osnovu profakture, koja se traži čim se dogovori broj osoba, a ne kada se spisak zatvori.

Nalog prolazi kroz računovodstvo i banku, što u decembru traje duže nego obično.

Rezervacija se drži do dospeća profakture, a tek uplata je konačno potvrđuje.

Šta mora da stoji na profakturi

Naziv objekta, PIB, matični broj, broj osoba, datum, ukupan iznos i opis usluge.

Bez tih podataka računovodstvo neće proknjižiti, pa se nalog vraća i gubi se nekoliko dana.

Ako se traži i predračun sa specifikacijom po stavkama, to se naglasi odmah.

Rok za izmenu broja kod firmi

Kod grupnih rezervacija je rok najčešće nešto duži nego kod pojedinačnih, ali i dalje postoji.

Spisak zaposlenih se menja do poslednje nedelje, pa se okvir dogovara na početku, a ne kada promena nastane.

Posle roka se otkazana mesta naplaćuju, jer je hrana naručena po potvrđenom broju.

Kada firma plaća, a zaposleni doplaćuju

Čest model je da firma pokrije osnovni deo, a zaposleni doplate za pratnju ili za bolju zonu.

To se dogovara kao dve odvojene uplate, jer se inače na računu mešaju i firmi se ne priznaje ceo iznos.

Organizator to prihvata bez problema kada se najavi unapred.

Ko vodi komunikaciju

Kod firmi se određuje jedna osoba koja dogovara, prima potvrde i komunicira te večeri.

Bez toga se dešava da tri različita čoveka traže tri različite stvari, pa se nijedna ne uradi kako treba.

Ta osoba nosi potvrdu i kontakt osobe iz objekta te noći.

Reprezentacija i knjiženje

Trošak novogodišnje proslave se kod firmi vodi kao reprezentacija i ima svoja poreska pravila.

Zbog toga se traži uredan račun na firmu, a ne fiskalni isečak na ime zaposlenog.

Ako se deo plaća na licu mesta, i za to se traži račun na firmu, a ne priznanica.

Otkazivanje kod firmi

Uslovi su isti kao kod pojedinačnih rezervacija, ali su iznosi veći, pa se rokovi prate pažljivije.

Prenos dela rezervacije na drugu osobu je najpraktičnije rešenje kada neko od zaposlenih otkaže.

Spisak imena se predaje nekoliko dana ranije i posle toga se menjaju samo imena, ne i broj.

Šta se traži pismeno

Broj osoba, datum, iznos, raspored rata ili rok za profakturu, šta ulazi u cenu i rok za izmenu broja.

Sve staje u jednu poruku i ozbiljan organizator je pošalje bez pitanja, jer i njemu olakšava.

Ta poruka se čuva do posle događaja, zajedno sa potvrdama o uplati.

Kada se počinje

Za grupe preko dvadeset osoba je oktobar realan rok, novembar poslednji trenutak.

U decembru se veliki stolovi teško nalaze, a profakture se obrađuju sporije zbog praznika.

Ko krene na vreme, dobije i bolju zonu i mirniji dogovor oko plaćanja.

Kada se traži avans za muziku ili salu posebno

Kod zakupa cele sale za firmu se ponekad odvojeno ugovaraju prostor, hrana i muzika, sa tri različita roka plaćanja.

To komplikuje evidenciju, pa se traži da sve stoji na jednom predračunu, sa stavkama razdvojenim unutar njega.

Ako organizator na tome insistira odvojeno, traže se uslovi otkazivanja za svaku stavku posebno, jer se razlikuju.

Povraćaj kod plaćanja na rate

Ako se otkaže posle druge rate, vraća se samo ono što uslovi predviđaju, a ne razlika između uplaćenog i akontacije.

Kod firmi povraćaj ide na račun sa kojeg je uplaćeno i traži knjižno odobrenje, što produžava postupak.

Zbog toga se za veće iznose vredi raspitati i o osiguranju otkazivanja, ako ga organizator nudi.